Pianeta Tesoreria chiama Acquisti e Vendite, mi sentite?

Qualche mese fa siamo stati invitati ad intervenire in un’azienda per tenere un workshop di approfondimento sul tema tesoreria.

Obiettivo: “ottimizzare la gestione della tesoreria”.

Il compito era chiaro: una seduta di taglio tecnico e concreto, con esempi pratici e attinenti all’azienda in questione.

Queste le esigenze principali e gli output attesi dalla giornata da parte dell’azienda:

• tecniche per una corretta gestione dei flussi;

• procedure che possono essere adottate per evidenziare per tempo una situazione di tensione finanziaria;

• strumenti per fronteggiare un’eventuale crisi di liquidità temporanea;

• metodi per promuovere la comunicazione tra area Amministrazione-Vendite-Acquisti;

Fermi tutti, un passo alla volta. Sui primi tre output nessun problema: sono direttamente correlati alla gestione della tesoreria e rappresentano delle ottime armi per prepararsi ad ogni sfida. Ma il quarto punto?

Il quarto è DECISAMENTE il punto strategico e nevralgico per far funzionare al meglio i flussi di cassa e prevenire cosi “la guerra”, evitando il più possibile le situazioni di criticità.

Il committente stesso ci ha fornito l’informazione, come sempre accade se ascoltiamo con attenzione e leggiamo tra le righe, di dove si genera la vera frustrazione: in questo caso il problema maggiore era rappresentato dall’indifferenza e dall’assenza di comunicazione e collaborazione con le altre funzioni aziendali.

Per l’area Tesoreria è fondamentale prevedere per tempo una situazione di tensione finanziaria all’orizzonte e conoscere quali strumenti si posso utilizzare per farvi fronte. Ma se si vuole intervenire alla radice del problema occorre lavorare sulla collaborazione con le aree Acquisti e Vendite.

Il Finance tende di frequente ad arroccarsi su una posizione di “giudizio” verso il modo di lavorare dell’ufficio acquisti: comprano troppo e riempiono il magazzino, accettano condizioni troppo gravose e tempi di pagamento troppo brevi rispetto al ciclo delle vendite, oppure non si preoccupano di smaltire con regolarità la merce. Il tesoriere vede depauperarsi la cassa che viene tenuta in ostaggio nel magazzino o addirittura dai fornitori stessi. Stessa cosa con la funzione vendite: sono troppo generosi, calano le braghe con i clienti, concedono condizioni e tempi di pagamento troppo lunghi, non rispettano le procedure interne.

La verità però è che Acquisti e Vendite sono due aree strategiche in azienda, mentre l’Amministrazione è la funzione di supporto e supervisione. Le prime due hanno bisogno di linee guida chiare e procedure da seguire durante la negoziazione. Per questo, il ruolo del Finance deve essere di supporto, di trasferimento di informazioni e, quando serve, deve fornire anche le cosiddette tirate di orecchie. Ma sempre con un approccio costruttivo e collaborativo, guidato da procedure interne, semplici ed efficaci, dove è sempre molto chiaro che il punto d’arrivo è la salute, la longevità e la prosperità dell’azienda, non l’accanimento verso il lavoro del povero buyer o del venditore.

Tornando al nostro caso reale, dopo aver ingerito la pillola amara nel sentirsi dire che Acquisti e Vendite sono i veri protagonisti, da coinvolgere, guidare, supportare e monitorare, i nostri lungimiranti tesorieri partecipanti al workshop hanno subito messo in pista alcune delle attività interne individuate insieme, volte a ottimizzare la gestione della tesoreria, su tutti i fronti necessari per fare in modo di raggiungere insieme risultati tangibili.

A questo punto, non possiamo che fare i nostri complimenti a tutti i partecipanti per l’entusiasmo, l’apertura al cambiamento e la volontà evidente di voler apportare miglioramenti non solo al proprio lavoro, ma a tutta l’azienda. Insomma, dei veri professionisti. Ora dovranno “solo” riuscire a stabilire una civile relazione con le temute funzioni che osteggiano la pace della cassa aziendale. Ci riusciranno?