Gli strumenti di reporting

Nell’ambito della gestione delle aziende, l’ottica di “guardare al futuro” costituisce, senza ombra di dubbio, uno dei punti di forza fondamentali che permettono all’azienda stessa di continuare a rimanere competitiva e crescere nel tempo.

Proprio guardando al futuro, le organizzazioni attivano processi di pianificazione basandosi sulla tipologia di obiettivi e sull’orizzonte temporale in cui li vogliono raggiungere.

I quattro processi di pianificazione più importanti sono rappresentati da:

Road Map aziendale
Piano Industriale
Budget
Tesoreria

E attraverso questi le aziende cercano di:

definire con maggiore precisione gli obiettivi;
sviluppare con maggiore efficacia consapevolezza e responsabilità all’interno dell’azienda;
aumentare la condivisione delle azioni da intraprendere;
sviluppare maggiori capacità di identificare alternative per l’ottimizzazione degli obiettivi aziendali;
ridurre le inefficienze;
agevolare il processo di cambiamento organizzativo.

A valle di un’attività di pianificazione deve però essere sempre presente un efficiente sistema di monitoraggio e controllo. Un sistema ordinato di resoconti, documenti e prospetti che i singoli manager possano utilizzare per acquisire le informazioni necessarie ad un periodico confronto tra obiettivi e consuntivi. Ciò che viene definito: sistema di reporting.

Oltre a ciò, report aziendali ben redatti possono permettere di avere dati aggiornati sullo stato di salute dell’azienda e, a livello di direzione, di conoscere quali divisioni hanno un ruolo primario nel risultato finale, delineando nel dettaglio le responsabilità e le performance, in positivo o in negativo, dei vari settori. Un dettaglio non trascurabile!

Il sistema di reporting deve avere tre caratteristiche fondamentali:

deve essere rilevante, ovvero deve garantire l’identificazione degli indicatori più pertinenti per la misurazione (cd. indicatori critici);
deve essere informativo, ovvero permettere la lettura dei dati a tutte le figure di responsabilità nel conseguimento degli obiettivi. Questo significa dati facilmente interpretabili: prospetti, tavole, schemi, diagrammi e infografiche.
deve rilevare con tempestività il sorgere di problemi nelle aree critiche della gestione. Deve permettere di studiare azioni di correzione e poi di implementarle.

È evidente che, all’interno dell’organizzazione, ci saranno differenti necessità in base ai destinatari delle informazioni.
Precedentemente, ad esempio, abbiamo identificato la direzione aziendale e le figure di management più operative.

Per i primi dovranno essere prodotti report direzionali, dalla struttura sintetica, chiara, e che facilitino una certa progressività dell’attività di analisi.

I report operativi, al contrario, tenderanno ad essere più dettagliati dal momento che si rivolgono a singoli centri di responsabilità che possono garantire un controllo più minuzioso sui processi svolti dal proprio settore aziendale di riferimento.

A questo punto, il passaggio successivo è capire quale sia il livello di dettaglio/complessità dei dati necessario perché l’organizzazione possa svolgere una efficace attività di controllo (e modifica) delle strategie.

La profondità e l’utilità delle informazioni prodotte da un processo di reporting sono strettamente connesse alla volontà della direzione aziendale di implementare un sistema di analisi che consenta di indagare le cause dei risultati dell’impresa e determinare la causa-effetto dei fenomeni aziendali.

Quindi, possiamo dire che il sistema di reporting tanto più funziona quanto più tempo concederà il management per l’analisi dei dati rispetto all’elaborazione degli stessi.

Il livello di complessità qualitativa e quantitativa delle informazioni da elaborare spinge alla valutazione degli strumenti di elaborazione più idonei.

I fogli di calcolo (cd. excel) sono ancora tra gli strumenti più utilizzati tra le medio-piccole organizzazioni e, in taluni casi, anche dalle grandi aziende per gli indicatori di specifiche attività (es. i sistemi premianti). L’interfaccia di utilizzo è tipicamente definita “cruscotto” a voler ricordare la plancia di un aereo con la presenza di indicatori sintetici e facilmente interpretabili.

I gestionali ERP prevedono moduli amministrativi per l’elaborazione di dati e quasi sempre anche alla loro presentazione (reportistica). In questo caso però, è necessario un minimo di sviluppo e personalizzazione dell’output.

Per le realtà che necessitano di elaborare elevate quantità di dati e di produrre una vasta tipologie di reportistica, invece, si impone l’utilizzo di software specifici di business reporting e un progetto dedicato di sviluppo e implementazione all’interno dell’intera organizzazione.

In ogni caso, qualsiasi sia la soluzione che si sceglie di adottare è comunque necessario:

identificare chi sono i destinatari;
identificare il tipo di informazioni richieste;
definire come ottenere tali informazioni dal DB direzionale;
progettare le tabelle di rendicontazione ;
definire le modalità di aggiornamento, consegna e consultazione.

Come abbiamo visto, i sistemi possono essere più o meno complessi e performanti in base alle necessità e alle risorse disponibili, ma il concetto principale da condividere è che non se ne può fare a meno. La realizzazione di un sistema di reporting è fondamentale ed irrinunciabile.

Nessuna azienda sarà in grado di operare a lungo se gli operatori non hanno informazioni a feedback delle loro attività.