Approcci e strumenti per la gestione del tempo (Video)
Per un manager saper gestire efficacemente il tempo significa principalmente sapere identificare le priorità e focalizzarsi sulle attività importanti. Questi sono elementi centrali della capacità di esecuzione, uno dei 5 driver che determinano la performance di un leader. A sua volta questo driver ha un ruolo centrale sull’efficienza del nostro team dal punto di vista organizzativo e sull’efficacia legata al raggiungimento dei risultati operativi. Ecco perché saper gestire il tempo deve essere considerata una capacità strategica.
Detto ciò, come determinare l’approccio per gestire efficacemente il tempo e magari selezionare qualche strumento utile?
Possiamo partire dal definire i concetti di importanza e urgenza.
Il concetto di “importante” è soggettivo e sovente legato al timing. Infatti, ciò che può essere importante ora può non esserlo tra 3 o 6 mesi.
Il concetto di “urgente” invece è oggettivo perché dipende unicamente dalla variabile tempo. È proprio l’oggettività della situazione che crea l’urgenza.
Partendo da questi concetti, uno strumento che consigliamo di usare è quello della matrice di Eisenhower che permette al team di mappare le attività in base alla loro rilevanza tra Importanti e Urgenti e agire, di conseguenza, comportamenti specifici per le attività:
- Importanti e urgenti: Agire subito!
- Importanti ma non urgenti: Pianificare!
- Non importanti ma urgenti: Delegare o agire efficacemente!
- Non importanti ne urgenti: Eliminare!
Altri due strumenti di time management che consigliamo sono:
- il file di progettazione che sviluppa tutti i piani di azione relativi ai progetti più importanti dei quadranti chiave
- l’agenda che permette di condividere il calendario e gli orari del proprio tempo lavorativo con l’elenco degli impegni giornalieri mappati attraverso la matrice di Eisenhower.
La gestione efficace del tempo è centrale per sviluppare elevate performance organizzative e operative nei team e, più in generale, nell’organizzazione.
Segui la serie di video sul percorso SAM (Sviluppo Agile Mindset) per approfondire questa e le altre competenze strategiche che manager e team leader devono avere oggigiorno. Qui sotto, l’episodio 3 appena uscito sul nostro canale YouTube e dedicato alla gestione del tempo. Sul canale puoi trovare tutta la serie, insieme a tanti altri argomenti.
