Il bilancio d’esercizio – procedura di chiusura

Tempo di chiusura del bilancio d’esercizio. Per le aziende il cui esercizio fiscale coincide con l’anno solare, è il momento di affrontare la chiusura dell’anno 2016 e predisporre il fascicolo di bilancio per l’approvazione da parte dell’assemblea dei soci o degli altri organi societari preposti.

Escludendo esigenze particolari che richiedano un rinvio a centottanta giorni, le società di capitali italiane dovranno approvare il bilancio di esercizio entro novanta giorni dalla chiusura dell’esercizio per sottoporlo all’approvazione dell’assemblea entro i successivi trenta giorni, rispettando il limite dei giorni totali concessi dal codice civile. Anche per le altre società è buona prassi una rapida chiusura del bilancio così da dedicarsi appieno alle verifiche sull’esercizio in corso.

Quest’anno la chiusura sarà caratterizzata dall’applicazione dei nuovi Principi sulle scritture Contabili pubblicati da parte dell’OIC, Organismo Italiano di Contabilità, che impatteranno sia sulle valutazioni dell’anno 2016 sia sull’anno 2015. Il doppio impatto è per rispettare il principio di comparabilità con i dati dell’esercizio precedente, caratteristica fondamentale per comprendere l’andamento aziendale e obbligo stabilito dalla legge.

Com’è più opportuno procedere per la chiusura del bilancio d’esercizio?

Come conviene procedere al fine di ottenere maggiore snellezza nelle procedure e di ridurre i tempi di elaborazione? Il bilancio non è solo un’attività amministrativo – contabile ma rappresenta il principale mezzo di comunicazione delle aziende, con ogni probabilità l’unico ufficiale, che sarà utilizzao da tutti coloro che hanno un interesse, dai fornitori, dagli istituti bancari, dagli istituti previdenziali, in generale dagli stakeholders. E’ un prodotto del dipartimento Finance che deve essere condiviso con gli altri dipartimenti e responsabili aziendali.

Il primo passo? Redigere una Time Table che contenga i diversi passaggi necessari per ottenere una bozza di bilancio semi-definitiva contenente tutti i vari componenti negativi e componenti positivi,  da discutere con i responsabili aziendali e da consegnare ai fiscalisti per il calcolo delle imposte di competenza dell’esercizio.

La Time Table contiene le diverse attività fondamentali, individua il referente responsabile per ogni attività, la data entro la quale si prevede di concludere l’attività, la data prevista di consegna ed un campo note.

La Time Table sarà uno strumento condiviso da tutto il gruppo di lavoro che si occupa del bilancio e un’utile sintesi dello stato dell’arte della procedura di chiusura, traccia di tutte le riunioni periodiche sull’argomento.

Per il nostro esercizio proponiamo il seguente format:

 

Data fissata consegna bilancio	Xx/xx/x+1
Data ultimo aggiornamento checklist
Compilatore
ATTIVITA’ SOCIETA’ XXX	REFERENTE	SCADENZA	NOTE
Stop alle registrazioni in contabilità
Personale
Immobilizzazioni
Banche
Intercompany
Ratei e risconti
Elenco fatture da ricevere
Elenco fatture da emettere
Magazzino merce, materie prime e prodotti finiti
Stima fondi rischi e fondi svalutazione
Calcolo delle differenze cambio su debiti aperti in valute diverse da Euro
Determinazione del fondo rischi imposte e tasse
Quadratura dei patrimoniali al 31 dicembre
Consegna bilancio ante imposte
Calcolo imposte dirette di competenza
Consegna bilancio con imposte

 

 

 

Il format proposto sintetizza le diverse aree in cui eseguire controlli: ogni azienda lo adatterà alle proprie caratteristiche, integrandolo con esigenze soggettive (la richiesta di valutazioni a attuari e altri professionisti specifici).

Raccomandiamo di inserire tutte le attività previste ma di non eccedere nell’elencazione e di condividere la Time Table e i tempi previsti con tutto il team di lavoro coinvolto nella procedura di chiusura.

Chiusura del bilancio d’esercizio: i passaggi fondamentali

Iniziamo a percorrere i passaggi necessari per arrivare alla determinazione del risultato economico ante imposte secondo la Time Table proposta.

• STOP ALLE REGISTRAZIONI: usualmente si fissa dopo la liquidazione iva relativa al mese di dicembre (16 gennaio x+1) ma alcune registrazioni potrebbero proseguire nell’esercizio precedente. Consigliamo di bloccarle definitivamente alla fine del mese di gennaio per iniziare la raccolta di quanto di competenza economica dell’anno X, inserendo le sole registrazione relative alle scritture di assestamento di integrazione e rettifica;
• PERSONALE: i costi di competenza del mese di dicembre sono registrati e occorre sollecitare il consulente affinché invii i dati relativi ai ratei da stanziare: ferie, permessi, contributi Inps e Inail, accantonamento TFR nelle diverse componenti (tra cui rivalutazione e imposta sostitutiva), eventuali premi. Nella fase di registrazione è utile una prima riconciliazione tra i prospetti del consulente e la contabilità;
• IMMOBILIZZAZIONI: verificare che tutti i nuovi beni materiali e immateriali acquistati nell’esercizio siano inseriti a libro cespiti e che i beni capitalizzati negli esercizi precedenti siano ancora utili e funzionanti. Da approfondire con il dipartimento Ricerca&Sviluppo eventuali nuovi cespiti immateriali da valorizzare;
• BANCHE: rilevare tutte le competenze di periodo, stanziare quelle a cavallo dell’esercizio e riconciliare con fogli Excel il saldo dell’estratto conto con quanto risulta dalla contabilità;
• INTERCOMPANY: identificare i saldi attivi e passivi verso le società controllate, controllanti e consorelle, cioè società appartenenti allo stesso gruppo. Questi valori sono fondamentali ai fini della redazione del bilancio consolidato (le poste dovranno essere eliminate) e per la nota integrativa individuale, in cui andranno inseriti e descritti;
• RATEI e RISCONTI: identificare i costi e i ricavi relativi a più esercizi e suddividerli in base alla competenza temporale. In particolare i risconti rinviano ai futuri esercizi quote di costi o di ricavi aventi già avuto manifestazione finanziaria nell’esercizio in corso, mentre i ratei rilevano quote di costi o di ricavi a carico dell’esercizio in chiusura che saranno rilevati in esercizi futuri. Se il programma di contabilità o il gestionale consentono una rilevazione automatica, consigliamo un controllo delle diverse voci;
• FATTURE da RICEVERE: elencare tutte le fatture da ricevere da parte di fornitori per merce e per servizi, da collaboratori per attività prestate, da professionisti per servizi erogati o di competenza, ecc. Consigliamo un file Excel per una rapida rilevazione contabile e per un miglior controllo successivo di quanto ricevuto e di quanto mancante. Nella stessa categoria, elenchiamo anche le NOTE di ACCREDITO DA RICEVERE da fornitori;
• FATTURE da EMETTERE: elenco delle fatture da emettere verso clienti per merce (entro la liquidazione iva del mese di gennaio) e per servizi erogati nell’esercizio in chiusura. Come per i fornitori, elenchiamo le NOTE di ACCREDITO DA EMETTERE;
• MAGAZZINO MERCE, MATERIE PRIME, SEMILAVORATI E PRODOTTI FINITI: a seconda del tipo di azienda, questa attività può essere rapida (ad es. società di servizi) o più articolata (ad es. azienda di produzione). Da coinvolgere l’ufficio preposto sia per una rilevazione puntuale dell’esistente sia per la verifica della congruità del valore attribuito ai beni. Come ricordavamo nell’articolo Il budget operativo – il piano finanziario, il metodo adottato per la valorizzazione del magazzino (LIFO, FIFO, costo medio ponderato,….) è un fattore che influenza il valore delle scorte;
• FONDI RISCHI e FONDI SVALUTAZIONE: i fondi recepiscono stanziamenti a fronte di eventi futuri che hanno un diverso livello di certezza e di possibilità. L’importo da stanziare nei fondi potrebbe essere certo o determinabile oppure incerto ma determinabile. Tra i diversi fondi citiamo: fondo imposte, anche differite, fondo contenziosi, fondo svalutazione crediti, fondo svalutazione magazzino, fondo garanzia prodotti, fondi per rischi e oneri per passività in valuta dovute a;
• CALCOLO delle DIFFERENZE CAMBIO: le attività e le passività in valuta, ad eccezione delle immobilizzazioni, devono essere valutate al tasso di cambio di fine esercizio;
• QUADRATURA dei PATRIMONIALI: attività poco amata ma necessaria. All’interno di alcune poste dello Stato Patrimoniale si celano valori risalenti agli esercizi precedenti che meritano una verifica di esigibilità e di congruità dell’importo, per l’Attivo, e costi da rilevare, per il Passivo. Nei conti come Crediti Diversi e Fornitori c/anticipi si celano preziose informazioni.

Ultime accortezze dopo la chiusura del bilancio d’esercizio

A questo punto il bilancio è pronto per affrontare manager, revisori, commercialisti. Perciò è opportuno tenere traccia di calcoli, valutazioni, in generale delle informazioni utilizzate e dei calcoli effettuati per le diverse poste di bilancio. L’utilità è duplice: immediata per una pronta risposta a richieste di approfondimento e futura per riconciliazioni e per verificare il percorso mentale e i calcoli a supporto di ogni posta di bilancio.

Questi i passaggi principali per la procedura di chiusura dei conti di bilancio. Si chiude qui la rassegna di appunti dedicata alla procedura di chiusura del bilancio di esercizio.

Nella prossima uscita, affronteremo le principali novità dei Nuovi Principi Contabili.

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