Allenamento specifico – La documentazione

Benvenuti alla 15^ sessione di allenamento all’internazionalizzazione d’impresa. In questa occasione cercheremo di costruire un approccio strutturato alla verifica e predisposizione del set documentale che accompagnerà l’esportazione dei nostri prodotti.

Partiamo dall’assunto di base che la gestione della documentazione varierà più o meno marcatamente in base al singolo paese in cui esportiamo. Questo ci impone di analizzare preliminarmente quali siano i documenti richiesti, predisporne un set di esempio e verificarli assieme al nostro partner della logistica. L’obiettivo è minimizzare le sorprese, i problemi ed eventuali ritardi oltre che impostare una procedura organizzativa efficiente.

Sebbene la compilazione della documentazione non sia in capo all’’Export Manager, quest’ultimo deve possedere una conoscenza di base della materia e sapere dove porre l’attenzione. E’ piuttosto semplice trovare programmi di formazione all’interno delle associazioni di categoria o promossi dagli istituti bancari oltre che dalle organizzazioni centrali di supporto all’export: ICE e SACE sono due nomi a titolo esemplificativo.

Quali sono quindi i principali documenti che accompagnano il trasporto di merci all’estero?

Possiamo innanzi tutto suddividerli in tre macro aree:

– documenti che descrivono la merce

– documenti che descrivono il metodo di trasporto

– documenti assicurativi

I documenti che identificano la merce permettono alle autorità doganali di avere una chiara identificazione di quanto si sta importando in un determinato paese oltre che al peso, ed alle dimensioni. Per questi documenti è oltremodo importante limitare l’utilizzo di codici ed abbreviazioni o perlomeno associarli ad una descrizioni estensiva del prodotto:

– Fattura proforma

– Fattura commerciale

– Packing list

– Certificato di origine della merce per l’applicazione (o l’esenzione) del dazio di importazione.

In questo set documentale inseriamo anche i certificati che attestano il rispetto dei requisiti del paese importatore:

– Certificato sanitario

– Certificato di collaudo od ispezione

– Certificato di libera vendita

I documenti che identificano il metodo di trasporto includono informazioni su:

– Identificazione del venditore, del trasportatore e del compratore

– I termini di vendita (vedi Inconterms)

– I termini di pagamento

– Gli obblighi in capo ai soggetti di cui sopra

Questi documenti possono variare in base al metodo di trasporto: mare, terra o aerea.

Trasporto marittimo

– polizza di carico. È il documento che attesta il carico della merce a bordo della nave che viene espressamente indicata

– documento di trasporto multimodale. Nel precedente articolo abbiamo accennato al trasporto multimodale come evoluzione relativamente recente del trasporto internazionale. A questo articolato sistema corrisponde un documento specifico che può prendere diversi nomi (multimodal bill of lading o combined transport bill of lading). Sostanzialmente è il documento che indica anche le località terrestri a monte ed a valle del trasporto marittimo.

– lettera di vettura marittima (Seawaybill). Vengono inseriti gli stessi dati e gli stessi riferimenti richiesti per la polizza di carico ma questo è un documento di trasporto non negoziabile rigorosamente nominativo nel senso che in esso viene indicato il nome del soggetto legittimato a richiedere la riconsegna del carico dopo l’arrivo della merce nel porto di destino.

Trasporto terrestre

– lettera di vettura. È il documento che determina sia l’avvenuta presa in carico della merce da parte del vettore con annessi obblighi da parte sua di curarne il trasporto da una località all’altra. Specifica inoltre l’esistenza ed il contenuto del contratto di trasporto.

Trasporto aereo

– lettera di vettura aerea. Documento molto simile a quello utilizzato per il trasporto terrestre, l’Airwaybill permette di identificare ulteriori informazioni e svolgere funzioni di:

– fattura del nolo aereo qualora si indichi l’ammontare.

– documento doganale

– documento attestante la stipula del contratto di assicurazione.

Chiudiamo la disamina della documentazione con un cenno ai documenti di assicurazione.

Certificano l’esistenza di una copertura assicurativa per danni sulle merci trasportate. Visto che è prassi consolidata da parte degli esportatori quotare le merci con Incoterms che non prevedono la presa in carico dei rischi sul trasporto e consegna (vedi Ex Works o FOB) quasi nessun documento di trasporto commerciale prevede l’esplicitazione di queste informazioni. Quindi è necessario avere la polizza assicurativa sui danni nel set documentale.

E’ interessante evidenziare che alla documentazione di trasporto è stata data anche la ulteriore ed importante funzione di rappresentare le merci in essa descritte permettendo il trasferimento mediante semplice trasmissione del documento. La conseguenza di ciò è che il possesso del documento da parte del destinatario è condizione necessaria per esigere la riconsegna delle merci al termine del viaggio. Capiremo meglio l’impatto di quest’aspetto durante la prossima sessione di allenamento quando affronteremo i diversi metodi di pagamento e il trasferimento della proprietà delle merci.

Per questa sessione di allenamento è tutto!

Seguici. Una sessione di allenamento alla volta.