Bilancio: da un esercizio difficile nasce un’opportunità di comunicazione. Il case study.

Il caso del mese: il bilancio di una storica azienda manifatturiera che chiude in negativo a causa di elementi gestionali e di elementi non ricorrenti.

L’obiettivo: trasformare un bilancio con segno meno in un’opportunità per l’azienda. Quali alternative hanno a disposizione gli imprenditori?

Lo scenario: azienda storica manifatturiera che chiude un esercizio con una perdita importante dovuta sia all’andamento della gestione sia a fatti da indipendenti dalla gestione, al gruppo societario cui appartiene. Contemporaneamente, il responsabile amministrativo esce dall’azienda causa pensionamento, dopo trent’anni di attività. Il responsabile era l’unico soggetto che si occupava del processo di chiusura di bilancio.

Già durante l’esercizio, la società aveva dovuto affrontare momenti di difficoltà finanziaria cui non era abituata, grazie alla sua storia fatta di buoni livelli di fatturato e di marginalità.

In base a questo scenario, nel periodo di chiusura furono affrontati diverse tematiche tra loro collegate, non il solo processo per ottenere il bilancio d’esercizio. In particolare, furono implementati i necessari strumenti di controllo della gestione per l’analisi della marginalità e per la visibilità del percorso futuro: il budget annuale, il piano triennale e un modello di cash flow quadrimestrale. Sul team amministrativo, furono necessarie attività di formazione e attività di business coaching, al fine di acquisire familiarità nella gestione dei numeri e serenità nelle attività quotidiane e nella nuova suddivisione dei compiti. Tutto contemporaneamente!

Il bilancio è finalmente concluso, tutti gli adempimenti obbligatori sono effettuati e il fascicolo è pronto per il deposito. Che fare? Attendere che gli stakeholder scarichino il fascicolo e inizino a contattare l’azienda, con il rischio che la fiducia verso la società si incrini a causa del silenzio? Oppure prendere in mano la situazione e trasformare un anno difficile in un momento di contatto con gli stakeholder, una criticità in uno strumento di comunicazione?

Il board ha colto l’opportunità: ha scelto di affrontare i propri interlocutori, banche e fornitori in primis, spiegando i motivi che avevano determinato il risultato negativo e dando evidenza dei correttivi che erano già in atto per risolvere i problemi.

Non solo: per la prima volta nella sua storia, la società ha spiegato il suo percorso per i successivi tre anni, l’impatto degli investimenti previsti sui volumi, sulla marginalità e sui flussi finanziari durante un vero e proprio road show in cui ha incontrato tutti gli istituti bancari e i principali fornitori. Mostrando gli effetti che le scelte effettuate avevano già avuto sui dati economico-finanziari del primo trimestre e sul backlog degli ordini in portafoglio.

La società ha costruito un vero e proprio Kit di informazioni da aggiornare su base periodica, ad ogni chiusura di trimestre.

Come è andata? In sintesi, bene.

In dettaglio, senza eccezione, tutti gli interlocutori hanno apprezzato la volontà dell’azienda di aprirsi e di comunicare in maniera trasparente, di dare visibilità dei pro e dei contro della gestione aziendale e del momento che l’azienda stava attraversando, senza nascondere la congiuntura che stava attraversando.

Diversi interlocutori hanno rinnovato la fiducia, altri l’hanno concessa per la prima volta e altri ancora hanno preferito aspettare la conferma dei dati dei periodi successivi. Solo uno di loro ha mostrato chiusura assoluta.

Tutti hanno continuato a ricevere informazioni aggiornate, indipendentemente dall’atteggiamento mostrato. Coerentemente con le scelte fatte in occasione della chiusura, la società ha inviato le informazioni economico-finanziarie aggiornate in occasione di ogni chiusura trimestrale. Ha dimostrato massima disponibilità a rispondere ai quesiti posti dagli stakeholder, anche a quelli più scomodi.

Questa azienda tradizionale si è aperta a una comunicazione che non le era propria e verso la quale era diffidente. Supportata dalla professionalità dei consulenti e pronta a cogliere i suggerimenti, ha intravisto una nuova via che le ha permesso di proseguire il percorso verso la ripresa e verso la conferma dei numeri previsti con la necessaria serenità.

La predisposizione di un Kit informativo da utilizzare internamente e da esportare è la svolta che permette il monitoraggio della gestione, un nuovo ritmo nella produzione di dati interni, un’occasione per il management di monitorare e confermare le proprie scelte. O modificarle qualora sia necessario.

Un processo costante senza interruzioni in cui il fascicolo di bilancio rappresenta una tappa e non l’unico momento di analisi dei dati. Un processo che deve essere patrimonio aziendale.

L’importanza della comunicazione, trasparente e puntuale, è apprezzata da parte di tutti i portatori d’interesse, è in linea con gli obiettivi di un bilancio che deve riflettere la realtà aziendale, che vede prevalere la sostanza sulla forma e che evidenzia la creazione di valore a tutto tondo, non solo nei dati economico-finanziari.

Questa impresa ha iniziato il suo percorso verso la valorizzazione di tutti gli aspetti del proprio business: know-how, ricerca scientifica, il grado di innovazione tecnologia, di processo e di prodotto, la reputazione e le competenze, avviandosi verso quella logica di valorizzazione dell’intera gestione che sfocerà nel Bilancio Integrato.

Tradizione e modernità si sono unite a favore dell’impresa e del suo ecosistema.

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