Come preparare un’organizzazione ai cambiamenti.

Gestione del cambiamento: una tematica comune a tutte le aziende, ma tutt’altro che banale. Ma che cosa significa davvero?

Da project manager non possiamo che partire dalla definizione riportata dal Project Management Institute: “un approccio globale, sistematico e strutturato per consentire agli individui, ai gruppi ed alle organizzazioni di affrontare con successo la transizione da uno stato attuale, ritenuto insoddisfacente in termini di business, ad uno stato futuro auspicabile da un punto di vista strategico.”

I motivi che spingono un’azienda a prepararsi ad affrontare un cambiamento possono essere molteplici: potrebbe imporlo il mercato, la concorrenza (acquisizioni e vendita di aziende), un nuovo rapporto con i dipendenti o, ovviamente, la tecnologia (basti pensare alla tanto chiacchierata digital transformation).

Nella nostra attività di consulenza agli imprenditori, in questi casi, registriamo sia le preoccupazioni iniziali comuni: “sarò pronto ad affrontare quanto necessario?”, sia le frustrazioni successive: “perché il cambiamento va a rilento?”

E il quesito di molti imprenditori, a questo punto, è se esista un percorso definito che prepari un’organizzazione a introdurre una cultura aperta ai cambiamenti.

A questo proposito, possiamo dire che, sebbene ogni ambito di business abbia delle caratteristiche peculiari che influiscono sulla strategia da adottare, la nostra esperienza indica che alcuni tratti comuni per quelle organizzazioni che non riescono ad affrontare questo passaggio effettivamente esistono.

A livello più alto è tipicamente il riflesso dell’incapacità di ricalibrare l’organizzazione. Spesso le iniziative a supporto del cambiamento si scontrano con ostacoli sul piano culturale e organizzativo. Nella maggiori parte dei business che non sono nati digitali, ad esempio, spesso la mentalità e i metodi di lavoro utilizzati vanno contro quelli necessari per l’introduzione di importanti cambiamenti.

Proviamo quindi a identificare 3 soluzioni che anticipino e favoriscano l’introduzione a un cambiamento:

Collaborazione interdisciplinare. Superare la gestione a compartimenti stagni (dipartimenti) e lavorare in maniera orizzontale è il primo step; facilitare competenze e prospettive differenziate è il secondo. La collaborazione deve coinvolgere inoltre anche la produzione, che dovrebbe operare congiuntamente ai commerciali, formando così una forte congiunzione tra tecnico e operativi, fino ad arrivare ad includere, perché no, anche il cliente finale! Tutto questo permetterà di avere un’ idea più chiara di cosa comporterà il cambiamento e che benefici e opportunità porterà per tutti.
Processi decisionali basati sull’analisi dei dati e affidati alla prima linea. La fiducia di tutta l’organizzazione è alla base e l’abitudine all’analisi ponderata è una necessità. Perché questa venga attuata, però, è necessario abbandonare approcci e decisioni che piovono solo ed esclusivamente “dai piani alti”, per abbracciare un approccio che si basa su una maggiore consapevolezza e responsabilità da parte di tutta l’organizzazione.
Gestione agile. Sperimentazione e adattamento progressivo devono essere le parole d’ordine. Adottare una mentalità “test and learn” in cui le novità (di prodotto, di servizio, di processo, etc) vengono rapidamente implementate con le caratteristiche base, mentre la sperimentazione permetterà di affinare il tutto e correggere gli errori.

Identificato il “cosa fare”, vediamo 3 attività a supporto del “come farlo”:

Stanziare risorse per l’integrazione e l’adozione pari o superiori a quelle stanziate per l’introduzione. Questo significa riprogettare i flussi di lavoro, la formazione aziendale, il business coaching e i piani di comunicazione;
Sviluppare un piano sostenibile nei tempi e nelle risorse. Pianificare un percorso costruito per rilasciare un mix di risultati nel breve e nel medio-lungo periodo. I risultati nel breve aumentano la confidenza nell’agire e quelli nel medio-lungo termine sono rivolti a garantire ritorni di tipo strategico;
Guidare il cambiamento identificando gli ostacoli. Alcuni ostacoli sono abbastanza comuni tra le organizzazioni, mentre altri sono tipici del business in cui opera l’azienda. Senza dubbio il più comune ostacolo è la percezione di molte risorse che il loro ruolo venga in qualche modo sminuito dall’introduzione del nuovo modo di operare: “Sarò ancora utile all’azienda?”. Altri ostacoli possono sorgere dalla tipologia di business (l’ingresso delle vendite on-line, l’outsourcing di fasi produttive, la razionalizzazione di processi, etc). È quindi importante coinvolgere manager, dipendenti e consulenti con lo specifico obiettivo di facilitare l’introduzione del cambiamento, un vero e proprio “team facilitante”. Le conoscenze del team del business, dell’organizzazione e degli strumenti più idonei saranno i presupposti per superare le criticità lungo il percorso, oltre che per mantenere informata e consapevole l’intera organizzazione di dove si sta andando e in che fase del percorso ci si trova.

A pensarci bene, anche se un cambiamento imminente non è all’orizzonte per la tua organizzazione, queste linee guida sono strategiche per qualsiasi azienda moderna.

Buon lavoro!