Gli effetti collaterali del budget nelle PMI

Dopo aver scorso insieme i passaggi principali del processo di budget, in questo numero concludiamo l’argomento con qualche riflessione sulla funzione del budget (strumento o obiettivo?) e sulla sua applicabilità concreta (si deve o si vuole fare il budget?).

Per farlo, vorrei utilizzare un episodio accaduto la scorsa settimana, una conversazione avuta con un cliente imprenditore del bolognese, durante la convalida del budget redatto con il nostro supporto.

Imprenditore: “Dottoressa, i numeri vanno bene, anche le azioni che abbiamo individuato, ed è tutto in linea con quello che vorrei per la mia azienda e fattibile, ma ho sempre l’impressione che i budget servano più alle banche che a me”.

Io: “Perché Dottore?”

Impr.: “perché in azienda i miei collaboratori fanno il loro mestiere, sono capaci, ma se gli dico che devono modificare qualcosa, come ridurre i tempi di fermo della produzione per migliorare la produttività, risparmiare sul costo di trasporto, sviluppare un’area di mercato interessante, insomma che possiamo far crescere l’Ebitda … e tutto quello che ci siamo detti lei ed io, mi rispondono trovando mille problemi, nessuna soluzione [la devo trovare io] e si infastidiscono anche. Come se toccasse solo a me occuparmi della crescita dell’azienda.”

Io: “sa, nelle grandi aziende, il budget non è un obiettivo, ma lo strumento per trasformare la visione aziendale in un piano d’azione, per realizzare la strategia dell’impresa aumentandone il valore. I manager condividono e influenzano il percorso dell’azienda…”.

Impr: “eh, per forza, guadagnano anche molto, io non me li posso permettere”.

Io: “non dico certo che il modello di pianificazione di una grande azienda sia applicabile alle PMI, ma nel piccolo, la logica dovrebbe essere la stessa. Ovvero, visto che lei ha ben chiaro in testa gli obiettivi dell’azienda e ciò che si aspetta dalla sua struttura, dovrebbe coinvolgere i suoi collaboratori e condividere…”

Impr.: “Si si, lo facciamo. Tutto bene fino a che siamo in riunione e poi, il giorno dopo è tutto come prima, nessuno si mette in gioco e fa più di quanto necessario per andare come sempre. Basta lo stipendio e fare il proprio lavoro.”

Io: “ha mai sentito parlare di sistemi MBO? È una delle leve più importanti di monitoraggio e misurazione della performance. Vuol dire management by objectives, è un sistema premiante”.

Impr.: “Devo anche premiare i miei dipendenti cosi mi costano di più? Invece di aumentare i margini li riduco.”

Io: “si basa sul concetto di profit sharing, profit gain,…a seconda del livello di responsabilità, i capi reparto e collaboratori hanno degli obiettivi (chi più legati ai risultati dell’azienda, chi più allo svolgimento della propria mansione). Se l’azienda e il dipendente raggiungono gli obiettivi, allora si riconosce questo compenso variabile. Ne sarà valsa la pena se il premio è corrisposto a fronte di una crescita della performance dell’azienda, o no?”

Impr.: “….mmmhhh….”

Io: “Tra l’altro, non so il prossimo anno, ma quest’anno mi sembra ci fossero agevolazioni (tassazione ridotta per i dipendenti) sui compensi variabili.”

Impr.: “Beh, sa che potrebbe funzionare? Male non fa.”

Io: “si, funziona. Non importa costruire dei sistemi complicati, è sufficiente individuare obiettivi chiari e coerenti con le mansioni e le aspettative.”

Impr: “mi interessa molto! Lei lo può fare? Riusciamo a farli partire già per il 2018?”

Io: “Certo! non costa neanche tanto implementarlo ;-), ma siamo a inizio novembre, la prossima settimana dobbiamo metterci al lavoro immediatamente. Intanto lei cominci a pensare ad un monte premi per il 2018 che ritiene congruo destinare agli obiettivi posti.”

Long story short (per farla breve): il budget ha la funzione di programmare le azioni volte a realizzare la strategia dell’azienda. Dovrebbe essere anche uno strumento che promuove la comunicazione aziendale, la condivisione dei progetti e degli obiettivi, la collaborazione interna. Per garantire però l’efficacia e la realizzazione del budget sono necessari engagement e commitment di tutta la struttura. Il sistema di misurazione delle performance e i sistemi premianti, cosiddetti compensi variabili o strumenti analoghi, rappresentano il più semplice, immediato e “positivo” strumento affinché il team si senta parte di un progetto nonché una risorsa di valore all’interno di una PMI.

Nel caso aveste piacere di approfondire i due temi dell’articolo (il budget e il sistema di monitoraggio delle performance), chiamateci o scriveteci via email, saremo lieti di individuare insieme quali strumenti siano più efficaci per la vostra azienda.