La check-list per il controllo della Tesoreria aziendale

È possibile sintetizzare le fasi del processo di analisi di quelli che possono essere considerati i fattori più importanti per controllare e, successivamente, riorganizzare lo stato della propria tesoreria aziendale?

È quello che ci siamo chiesti prima di iniziare a scrivere questo articolo e, attingendo da alcuni recenti interventi, abbiamo cercato di definire una corretta struttura finanziaria a supporto delle scelte strategiche aziendali.
Sebbene infatti sia doverosa la premessa relativamente alle diverse tipologie di organizzazioni e altrettanto diversi gradi di criticità delle situazioni finanziarie, è comunque possibile identificare elementi comuni per un percorso di verifica efficace.

Ecco quindi come abbiamo impostato la stesura della check-list per il controllo della tesoreria aziendale e identificato così anche le aree da cui trarre le informazioni:

1. Valutazione del fabbisogno

Partiamo dalla verifica delle determinanti del flusso di cassa attraverso la verifica del tempo medio per l’incasso dei crediti verso i clienti e quello per il pagamento dei fornitori. Poi daremo uno sguardo al magazzino con il calcolo del valore medio della giacenza e con l’identificazione di eventuali criticità nei tempi di approvvigionamento, di produzione e di distribuzione dei prodotti. Successivamente passeremo a verificare se il modello di business dell’azienda necessita di investimenti in immobilizzazioni immateriali come ad esempio progetti di ricerca&sviluppo, sviluppo di software, aggiornamenti tecnologici, etc.
Allo stesso modo verificheremo se ci sono investimenti in immobilizzazioni materiali come per l’acquisto di macchinari o impianti.

Il punto di controllo successivo porrà l’attenzione sull’eventuale utilizzo di linee di smobilizzo dei crediti verso i clienti come l’anticipo fattura, RIBA, anticipo contratti, factoring.

Un altro punto di controllo, inoltre, dovrà poi essere eseguito per rilevare, nella struttura finanziaria, la presenza simultanea (e in modo continuativo) di surplus attivi con alcune banche e di indebitamenti verso altre. In questo caso verificheremo la reale necessità (vedi investimenti imminenti), altrimenti si dovrà operare attraverso sistemi di cash pooling. Quest’ultimo elemento è particolarmente importante per aziende strutturate e/o per gruppi.

A “valle” verifichiamo il numero complessivo delle banche che hanno rapporti con l’azienda ed eventualmente la presenza di altre istituzioni finanziarie (società di factoring, fintech, ecc.) che possono essere utili. Andando ancora più in profondità, identifichiamo quali siano le realtà con cui attualmente ci sono operazioni in essere: utilizzo di linee di credito, finanziamenti, fideiussioni. Chiudendo questa prima fase di analisi con la verifica del valore del castelletto concesso e passando all’area della pianificazione e controllo.

2. Pianificazione e controllo

In quest’area vengono raggruppate tutte le informazioni che permettono di capire quali procedure e strumenti sono utilizzati nella fase di pianificazione e successivo monitoraggio.

Si parte dalla verifica dell’esistenza di un processo consolidato di pianificazione economico-finanziaria che comprende, in chiave “execution”, l’elaborazione di un budget annuale e un preventivo di cassa a breve e medio termine.

Se il processo è esistente, chi coinvolge all’interno dell’azienda?
È importante che il budget e preventivo di cassa vengano elaborati dopo aver raccolto le informazioni dalle diverse aree dell’organizzazione e che vengano predeterminati i parametri di previsione da utilizzare: solo le previsioni c.d. “certe”, basate su contratti quadro, ordini e fatture, oppure queste sono integrate da “stime probabili” e/o possibili”. In tale senso è fondamentale l’allineamento con le vendite e la produzione.

Per la fase di controllo possiamo inserire in check-list la verifica di un qualche raccordo tra il preventivo di cassa a breve e il budget finanziario annuale. L’importante è misurare periodicamente gli scostamenti tra preventivo di cassa e consuntivo per cercare di capire le cause e affinare, per quanto possibile, i successivi preventivi.

In quest’ambito inseriamo anche l’attività di controllo periodico degli interessi e delle spese bancarie attraverso gli aggiornamenti delle condizioni bancarie. Viene svolto? Con quale periodicità?

Sempre nell’area di controllo inseriamo anche la gestione delle comunicazioni con gli stakeholder più rilevanti in questo ambito:

Qual è la frequenza degli incontri periodici interni tra le funzioni aziendali per la gestione dei flussi di cassa?

Con che frequenza vengono incontrati i principali istituti di credito?

Con che frequenza si inviano aggiornamenti sull’andamento aziendale ai principali istituti di credito?

Dopo esserci posti queste importanti domande, potremo passare alla terza e ultima area di analisi: quella relativa agli strumenti interni.

3. Strumenti interni

In questa sezione della check list inseriamo tutto ciò che può e deve essere utilizzato per concretizzare quanto sopra. Di nuovo, partiremo dalla verifica del processo di gestione dei flussi in entrata e uscita di tesoreria. È fondamentale che quest’ultimo sia ben noto a tutti e ben suddiviso tra le risorse a disposizione.

Quale strumento è utilizzato per la previsione e gestione dei flussi in entrata e uscita di tesoreria? Ci affidiamo al vecchio e caro file excel o abbiamo implementato soluzioni software più evolute? Per esempio, può essere identificativo del livello di performance dello strumento verificare se le riconciliazioni bancarie siano supportate da automatismi oppure se il software è integrato da un lato con quello della contabilità, dall’altro con quello della banca tramite il sistema di “remote banking”. In sintesi, dovremo cercare di capire se la configurazione è coerente con le criticità aziendali e i fabbisogni informativi da soddisfare.
Chiuderemo infine questa sezione verificando anche se la società effettua richiesta di accesso ai dati della Centrale dei Rischi.

Questa appena vista è una buona check-list di partenza per impostare un lavoro di organizzazione della tesoreria aziendale. Un lavoro che ripaga ampiamente l’organizzazione e l’imprenditore.

La vorticosa dinamicità dei mercati e la continua evoluzione delle condizioni esogene in cui si trova ad operare un’azienda rendono fondamentale essere tempestivi, precisi e competenti nella definizione del fabbisogno finanziario destinato sia agli investimenti che alla gestione della tesoreria ordinaria.