La motivazione nell’organizzazione: quali sono le leve giuste?

Esercitare efficacemente la motivazione nelle organizzazioni è un compito tutt’altro che banale e di estrema importanza per il raggiungimento degli obiettivi e per mantenere elevata l’efficienza del team. È quindi fondamentale comprendere come gestire gli obiettivi strategici e di performance per sfruttarli come leve motivazionali per mantenere consapevole e motivata l’organizzazione.

Proviamo quindi a mettere a terra alcuni approcci e strumenti utili per mantenere alta la motivazione all’interno dei team di lavoro e migliorare così l’efficienza dell’organizzazione.

Strumenti e approcci per la motivazione nell’organizzazione

Quando entriamo in contatto con le organizzazioni, ci capita non di rado di avvertire una diffusa frustrazione nel management quando si ha la necessità di identificare azioni concrete per motivare il team e che, al contempo, si inseriscano nel “naturale” flusso di lavoro delle risorse. Le attività organizzate di engagement (come il team building, per esempio) sono senza dubbio efficaci nell’accendere la miccia, ma hanno spesso il limite di non avere un forte e diversificato sistema di follow up nell’operatività. In altre parole, si mostrato come ottimi attivatori a cui però spesso non segue molto.

Ecco perché è importante ricercare strumenti e approcci ben strutturati per organizzare interventi efficaci.

Partiamo con l’identificare il significato di motivazione, ovvero ciò che spinge la persona a mettere in atto un’azione o a raggiungere una meta e a mantenere l’impegno nel tempo. Essere motivati significa, in estrema intesi, soddisfare il bisogno di avere uno scopo.

Poi capiamo il perché è importante avere una struttura motivata. La motivazione è la leva che influisce su due livelli di performance delle organizzazioni:

1. Strategia: capire e allineare i propri comportamenti alla direzione a lungo termine dell’organizzazione;
2. Relazioni: la capacità di costruire e agire modelli relazionali funzionali rispetto al contesto ed alle aspettative del gruppo.

Ora proviamo a introdurre lo strumento per sviluppare la motivazione all’interno dei team di lavoro: la gestione degli obiettivi strategici aziendali.

In questo ambito, noi partiremo “dall’alto” per fornire un’immagine quanto più possibile completa, ma ogni organizzazione ha la possibilità di “attivare” il processo anche dai livelli successivi, qualora Vision e Mission siano già stati condivisi in precedenti momenti (vedi le azioni di team building di cui sopra).

Avere una Vision e una Mission ben chiare e definite permette all’organizzazione di capire facilmente il significato dei legami tra i vari componenti del modello di business, ovvero “perché ci rivolgiamo a quei segmenti di clientela, con quelle specifiche proposte di valore, attraverso quei canali di interazione, utilizzando determinate risorse chiave”. A questo livello, l’organizzazione collega le proprie azioni ad una visione più ampia.

Con la definizione degli obiettivi strategici, il livello successivo, si entra più in relazione con le specifiche competenze e responsabilità delle varie unità operative che compongono l’organizzazione.

Per esempio, il team del marketing si focalizzerà nel trovare punti di contatto tra obiettivi strategici e proposta di valore o tra obiettivi strategici e i canali di interazione usati con i segmenti di clientela di riferimento; il team delle vendite si concentrerà sul trovare significato degli obiettivi nei “quadranti” dei ricavi e delle modalità di relazione; il team di produzione cercherà le attività e le risorse chiave per raggiungere quegli obiettivi e così via per tutti i gruppi di lavoro.

In questa fase è necessario un forte lavoro di “decodifica” da parte dei singoli manager che devono illustrare molto chiaramente come ognuno deve agire per essere coerente e efficace con obiettivi che comunque non sono del tutto sotto il controllo delle risorse, evitando la percezione che gli obiettivi strategici siano “calati” dall’alto e con scarsa possibilità di poter influenzare il risultato.

Il terzo livello, quello degli obiettivi di performance, prevede la declinazione degli obiettivi tangibili che possono essere in larga misura controllati dai singoli gruppi e che implicano quindi la possibilità di costruire tattiche specifiche sfruttando i punti di forza, attraverso un alto livello di autonomia.

Questo livello è determinante per esercitare in maniera continuativa la motivazione perché offre occasione di periodica e organizzata attività di relazione, condivisione, analisi, revisione, sviluppo creativo, trasferimento di conoscenze e riconoscimento degli obiettivi raggiunti. Alcuni strumenti possono essere: kick-off meeting annuale, attività di scomposizione degli obiettivi e identificazione dei KPI, definizione del sistema premiante, allocazione delle task, revisioni periodiche SAL (settimanale, mensile e trimestrale) e le attività più o meno formali di condivisione dei successi.

Ognuna di queste attività operative permette di sviluppare il concetto di eccellenza e predisporre le persone verso il successo individuale, di gruppo e dell’intera organizzazione. È necessario però mettere in pratica i giusti approcci, utilizzando strumenti che permettano di agire seguendo una visione globale.