Ripensare l’organizzazione nell’era dello Smart Working

Parliamo di Smart Working. Tutti ne parlano, tutti lo vogliono, e così il modello del “lavoro flessibile” sta prendendo sempre più piede tra le organizzazioni. Ma, partendo dalle basi, di che cosa parliamo esattamente quando parliamo di “Smart Working”? 

Per evitare di finire per banalizzare il concetto stesso, è importante comprendere, prima di tutto, che cosa significa per un’azienda abbracciare un modello di Smart Working. 

Partendo dalla definizione dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, lo smart working viene definito “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Mentre per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, “lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Ecco che cos’è precisamente lo Smart working quindi, ma attenzione a credere che significhi solo permettere ai dipendenti di lavorare da casa o avere orari più flessibili. Piuttosto, si tratta di un vero e proprio processo di evoluzione e trasformazione che coinvolge tutta l’organizzazione, portando a ripensarne le dinamiche e la struttura. Per questo è importante che non venga banalizzato il concetto e che, soprattutto, venga sviluppato alla base un piano preciso e strutturato. 

Lo Smart Working, infatti, deve essere considerato come un modo di intendere l’organizzazione aziendale con meno rigidità, per quanto riguarda la struttura, focalizzandosi maggiormente sul raggiungimento degli obiettivi. È un processo di “trasformazione” che non coinvolge solo i singoli lavoratori, ma che necessariamente passa anche dal rivedere il concetto stesso di leadership, così come quello di controllo all’interno dell’organizzazione. 

Attualmente, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, sono ben il 58% le aziende di medie e grandi dimensioni ad aver già adottato alcune soluzioni di smart working, mentre i cosiddetti “smart workers” in Italia sono aumentati del 20% dal 2017 al 2018. Dati che dicono molto su quanto questo modello organizzativo innovativo si stia sviluppando anche in Italia. 

Lo smart working, infatti, risulta senza dubbio innovativo e al passo con i tempi perché mette al centro l’importanza delle persone, ponendo attenzione sul bilanciamento tra vita-lavoro e ricercando soluzioni che al contempo siano più efficienti per l’azienda e maggiormente stimolanti e apprezzate dai dipendenti. 

Ponendo al centro le persone, si può subito comprendere quanto sia importante la collaborazione in modelli di questo tipo. Non è un caso infatti che molto spesso progetti di smart working vengano affiancati allo sviluppo di focus group con ampia libertà organizzativa e fortemente orientati al raggiungimento degli obiettivi. Il concetto alla base, in questi casi, è di sviluppare modelli organizzativi più flessibili e “agili”, che si basino sulla responsabilità delle persone e, quindi, dei gruppi di lavoro, evitando strutture rigide che possono risultare limitanti per gli individui e inadatte per un contesto in continua evoluzione. 

Proprio in questa direzione, anche noi di PMC, stiamo sviluppando alcuni interessanti progetti insieme ai nostri clienti che hanno scelto di abbracciare la filosofia del lavoro agile e del lavoro smart. 

Lavorando su due importanti progetti, in particolare, abbiamo avuto la conferma che lo smart working non solo può essere pensato per imprese con strutture e processi differenti, ma anche che è possibile (e necessario) pensare e pianificare modalità diverse di smart working che si adattino perfettamente ad ogni caso specifico. 

Passando ad alcuni esempi concreti, due nostri clienti stanno infatti ripensando la loro organizzazione in ottica smart working attraverso sistemi differenti: il primo, che sta affrontando un importante allargamento di organico e l’introduzione di nuove funzioni operative, sta progettando una modalità di smart working (parziale) con il triplice obiettivo di:

•  rendere più efficace l’operatività dei reparti costantemente impegnate presso clienti e fornitori;
•  supportare politiche di incentivazione ad una maggiore autonomia e responsabilità nel raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• identificare soluzioni efficaci di work-life balance da estendere a tutta l’organizzazione.

Il secondo progetto, legato ad una organizzazione di più recente costituzione, ha posto al centro del proprio piano industriale lo sviluppo di un’organizzazione full smart working. 

In questo caso si vuole:

– supportare la crescita dell’organico attirando talenti da ogni parte del territorio;

– permettere una presenza capillare sui mercati target in maniera sostenibile.

Questi due progetti, secondo noi, sono esempi perfetti per comprendere quanto sia importante avere alla base una pianificazione chiara e ben strutturato se si vogliono sviluppare processi di cambiamento che coinvolgono la struttura stessa di un’azienda. Non si tratta semplicemente di introdurre modalità operative di smart working all’interno dell’organizzazione, ma è necessario sviluppare con attenzione la giusta soluzione, capendo gli obiettivi da raggiungere e analizzando le caratteristiche e le necessità peculiari dell’organizzazione e del contesto in cui si andrà a lavorare. 

Fondamentale è stata la presenza all’interno del team dell’Innovation Manager che ci ha consentito di progettare, sviluppare e testare soluzioni innovative in ambito organizzativo. 

Chiudiamo questo articolo con una bella notizia per le organizzazioni che guardano avanti e che stanno pianificando progetti di trasformazione della struttura aziendale e di smart working. 

Recentemente il Ministero dello Sviluppo economico ha stanziato dei fondi per le imprese mirati per prestazioni consulenziali di natura specialistica finalizzate a sostenere processi di trasformazione tecnologica e di ammodernamento degli asset gestionali e organizzativi delle imprese. ll cosiddetto Voucher Innovation Manager. 

Sviluppare progetti di smart working rientra proprio tra queste prestazioni consulenziali, a sottolineare quanto effettivamente siano sempre più richiesti e necessari dei nuovi “modelli organizzativi”. 

Un’ottima opportunità quindi per le aziende che vogliono andare in questa direzione e che, in questo modo, possono anche sfruttare i fondi messi a disposizione dal Ministero.