Sprint Finale – Il Project Sales Management

Chiudo questa lunghissima stagione di allenamento all’internazionalizzazione d’impresa con un contributo che vuole porre l’attenzione alla struttura organizzativa di un progetto di export piuttosto che ai suoi contenuti. Con questo che cosa voglio dire?

Fin dai miei primi progetti commerciali ho avvertito l’esigenza di dotarmi di modelli e procedure che mi permettessero di tracciare tutte le informazioni che mi arrivavano dagli stakeholder, organizzandole, utilizzandole, condividendole e aggiornandole con efficienza all’interno delle strategie commerciali adottate dall’azienda. Ho quindi iniziato a organizzare ogni progetto in tre distinte fasi:

– PIANIFICAZIONE – PROGRAMMAZIONE  – CONTROLLO

Ho inoltre selezionato alcuni semplici strumenti per governare le principali aree da presidiare e che non sono mai mancati nei miei progetti.

Ecco quali:

Requisiti. Necessario tenere ben tracciate le necessità del cliente e di tutti gli altri stakeholder fin dai primi momenti e rivederle costantemente via via che la strategia commerciale comincia a prendere corpo. Le modifiche sono frutto dell’acquisizione progressiva d’informazioni più dettagliate che raffinano le analisi e producono output per le successive fasi di azione commerciale. A chi devo rivolgere il mio interesse quando traccio i requisiti? Ok per il cliente a cui aggiungo il management della mia azienda e i capi dipartimento da dove attingerò per avere le risorse necessarie per comporre il team (se me lo concedono… ). Fornitori di risorse esterne ed enti che supportano tipicamente i progetti di export sono altri interlocutori. Strumenti operativi utilizzati: Foglio di analisi dei requisiti di progetto, Registro degli stakeholders, Project Charter e Business Case

Comunicazione. Neanche a dirlo quanto è importante la corretta comunicazione nell’area vendite, ho subito mappato tutti gli stakeholder identificando gli appropriati strumenti di comunicazione per ognuno, la frequenza con cui interagire e soprattutto quali informazioni veicolare. Questa attività è in stretta relazione con la gestione delle informazioni di progetto (punto 6) ed è qui che viene definita la frequenza della raccolta dei dati ed i modelli dei documenti utilizzati. Strumenti operativi utilizzati: Registro degli stakeholders, Piano di comunicazione. Project progress report sintetico e/o di dettaglio.

Team. Nei precedenti post abbiamo visto quante competenze devono essere garantite al progetto commerciale specialmente se questo ha degli obiettivi oltre confine. Competenze di tipo amministrativo-finanziario, marketing, vendite, logistiche e legali oltre alle figure che presiedono la conoscenza tecnica del prodotto e al suo ciclo produttivo. Tipicamente molte di queste sono risorse esterne all’organizzazione e il loro tempestivo coinvolgimento va programmato con attenzione. Strumenti operativi utilizzati: Resource Requirements Worksheet, Organizational Breakdown Structure.

Programmazione attività. Uno dei maggiori aiuti che ho sempre trovato nel project management è la semplicità di organizzare le attività mettendolo in relazione tra loro, esplicitando i vincoli di precedenza ed identificando quelle che ricoprono rilevanza strategica per il corretto avanzamento del progetto. Nell’ambito del commercio estero la fine delle analisi sui mercati target o la firma di un contratto con un partner locale sono spesso identificati come delle milestones. Strumenti operativi utilizzati: Work Breakdown Structure, Gantt

Costi. Gestire i costi di un progetto di export costituisce un impegno importante per ogni Export Manager. Ho sempre posto particolare attenzione negli aspetti di dettaglio del lavoro da svolgere prima che ogni attività fosse avviata in modo da avere da un lato un quadro complessivo delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati e dall’altro una visione realistica degli aggiustamenti da fare in fase di avvio e in corso d’opera. Mi sono reso conto che attraverso questo approccio (che possiamo definire bottom up) sono sempre riuscito a costruire budget di progetto efficaci che si sono sempre più affinati con l’esperienza e l’accesso alle informazioni di altri progetti simili. Se devo segnalare tre attività TOP da sviluppare e monitorare, citerei: a) definire l’andamento nel tempo dei costi in termini di flusso di cassa in uscita dal progetto; b) definire l’andamento nel tempo dei finanziamenti e il flusso di cassa in entrata; c) gestire la criticità del cambiamento progressivo dell’ambito di progetto. Strumenti operativi utilizzati: Checklist dei costi, CBS e foglio di stima e controllo cash flow.

Informazioni di progetto. In questo contesto mi preme porre l’attenzione sulla gestione delle informazioni durante le fasi di progetto piuttosto che sulle lesson learned. La documentazione è un indispensabile supporto operativo e deve essere sempre disponibile al PM e al team. Al tempo stesso bisogna garantire che siano chiare le regole per mantenere aggiornati i documenti. Pianificazione e gestione. Quello che “smarco” in ogni nuovo progetto sono: a) determinare i formati dei documenti e i nomi (producendo dei templates); b) definire il luogo dove raccogliere tutta la documentazione (repository); c) definire le autorizzazioni e i livelli di accesso ai documenti (solo lettura o modifica); tenere traccia delle modifiche (lista revisioni). Strumenti operativi utilizzati: Project Charter, Business Case, Piano di comunicazione, OBS, WBS, CBS, Project progress report sintetico e/o di dettaglio.

Questo è la struttura che, nel suo formato semplificato, ho imparato a mettere in piedi non appena si prospetta l’inizio di un nuovo progetto di internazionalizzazione. Poi, in base alla complessità del progetto, introduco eventualmente ulteriori strumenti che mi possano aiutare a tracciare tutte le informazioni di partenza, a programmare efficacemente le attività e a tenerle sotto controllo. Pianificare, programmare e controllare.

Eccoci al termine della stagione di Traning Lab per l’internazionalizzazione d’impresa. Ci siamo allenati per oltre 1 anno nella strutturazione di un piano di commercio estero impostando le attività ed eseguendole in una sequenza di progressiva difficoltà. Lo scopo è stato quello di permettervi un efficace adattamento alle caratteristiche di progetti di export. Ora l’allenamento è finito! Siete pronti per gareggiare sulle strade del commercio estero.

In bocca al lupo e non smettete mai di allenarvi all’internazionalizzazione.