Voglio viaggiare il mondo. Faccio l’Export Manager!

dialogo semi-serio con un giovane commerciale dell’ufficio estero.

Il colpo di genio mi viene una mattina facendo colazione al solito bar. Mentre sono in fila con il cornetto in mano mi immagino di essere nella sala colazione di un hotel a 4 stelle in una capitale estera. Condivido opinioni con altri business men e sono in procinto di partire per una giornata ricca di colazioni e aperitivi di lavoro e di networking con potenziali clienti. Eh si. Uno durissimo lavoro! Inoltre sono certo che… lo sforzo sarà sicuramente ripagato da un pò di tempo per rilassarmi e conoscere meglio i luoghi in cui sono.

Se questa è la routine di un export manager devo assolutamente trovare il modo di entrare nell’Area Commercio Estero di un’azienda. Sono un commerciale con una buona esperienza e quindi non dovrei aver problemi a districarmi in queste faccende. Nel tempo ho sviluppato capacità di gestire direttamente i clienti più importanti e strategici, analizzare gli ordini in arrivo, operare come referente interno per il cliente intervenendo ove vi siano reclami o criticità nei pagamenti e relazionare sul mio lavoro. Insomma… sono sul pezzo!

Il mio percorso inizia all’interno di una PMI. Lo staff dell’ufficio commerciale è composto dal Direttore Commerciale, dall’Export Manager (io), da alcuni Sales Manager del marcato interno e da una figura di staff di supporto delle vendite.

Appena arrivato mi devo occupare di analizzare e proporre alla Direzione Commerciale la strategia e la politica di vendita per il mercato che mi è stato affidato ivi incluso la definizione della politica dei prezzi e delle attività promozionali. Ovviamente sono responsabile anche del Budget Export.

Il metodo di ingresso al mercato target mi obbliga a valutare attentamente le figure commerciali con cui mi dovrò relazionare. Questo vuol dire assicurare una completa formazione presso l’azienda per far conoscere prodotti, procedure organizzative e figure di riferimento. Ma non ero io che dovevo viaggiare?!?!

Fatto ciò devo assegnare gli obiettivi di vendita agli Area Manager, elaborare piani di incentivazione per i distributori e impostare sistemi di collaboration (Skype Call, telefonate, doc sharing, etc.) in modo da far sentire un costante supporto a chi è sul campo. E’ qui che mi accorgo che ci vuole sia una grande sensibilità nei rapporti con le persone, dato il continuo contatto con operatori provenienti dall’altra parte del mondo, sia, per la stessa ragione, una conoscenza di abitudini ed usi sia a livello umano che di business.

Allora sono pronto per partire per il mio primo viaggio di lavoro all’estero.

No! Non credo… mi dicono dall’ufficio amministrazione. Che ne dici se prima affrontiamo alcuni aspetti come:

• Analisi del rischio su nuovi clienti esteri. Quali politiche adottare?
• Contrattualistica internazionale. Sia per distributori che per clienti finali che per formalizzare i rapporti con gli Area Manager.
• Tempistiche di pagamento e politiche valutarie.
• Analisi documentale per l’esportazione dei prodotti. Perché ogni mercato fa storia a se.
• Codici ATECO, SIC, HS e Incoterms 2010

Visto che ci sono mi preoccupo di preparare delle procedure per la gestione burocratica e di esecuzione degli ordini durante tutti gli stadi. Ad uso e consumo anche dello staff di supporto e della logistica.

L’Export Manager è, di fatto, il front man dell’azienda sia verso i clienti che verso la rete di vendita ed è chiamato in prima persona ad assumersi responsabilità durante ogni trattativa. Me ne accorgo appena si concretizzano le prime opportunità di business.

Devo quindi rivedere e migliorare le mie capacità organizzative, di analisi e sintesi. Le abitudini, la cultura, i valori e le convinzioni dei miei interlocutori sono da tenere in seria considerazione nelle fasi di contatto e negoziazione. Altrimenti il fallimento è quasi certo.

Scrivo queste righe dalla lobby di un hotel nel centro di Mexico City. Finalmente sono riuscito a partire per il mio viaggio di lavoro. Purtroppo zero tempo per visite turistiche. Un incontro in hotel con l’Area Manager nella primissima mattina, poi salto in macchina per 2 incontri da clienti (il traffico non te ne permette di più) e nel pomeriggio una visita tra gli scaffali di un supermercato per vedere esposti i tuoi prodotti e quelli della concorrenza.

Per coloro che intendono inserirsi e lavorare nell’area Export, posso dire che viaggiare è si un aspetto affascinante del lavoro ma che in realtà comporta una totale dedizione al lavoro sia nella flessibilità della gestione dei tempi quotidiani sia nell’elasticità dei comportamenti da tenere. Non è certamente una professione priva di momenti di stress ma è altrettanto garante di soddisfazione.